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IntegrazioniPrima
a mano- Lunedì
Gli ordini dei materiali raccolti a voce e ricopiati a mano.
- Mercoledì
Le email con le richieste lette, smistate e archiviate una per una.
- Venerdì
Le prenotazioni di sale e mezzi segnate a mano in agenda.
MT·AUT · Automazioni
Meno lavoro ripetitivo, più tempo per le persone.
Individuiamo i passaggi che ogni settimana vi rubano ore e li facciamo andare da soli.
MT·AUT · Linea di lavorazione
Esempio illustrativo
-
01 Arriva
-
02 Legge
-
03 Controlla Serve una persona
-
04 Archivia
-
05 Avvisa
Registro
fattoserve una personada fare
- lun 08:00Arrivafoglio «Ordini di materiale»
- lun 08:00Leggerighe lette e raggruppate
- lun 08:00Controllauna quantità fuori dal solito: serve una persona
- lun 08:06Controllaquantità confermata da una persona
- lun 08:06Archiviaordine salvato nella cartella Acquisti
- lun 08:06AvvisaOrdine della settimana → inviato al fornitore
Dove se ne va il tempo
Fogli Excel che non si parlano, dati ricopiati a mano da un programma all'altro, cose da fare affidate alla memoria di qualcuno: in molti uffici è qui che se ne va il tempo. Analizziamo con voi questi passaggi uno per uno e li automatizziamo dove ha davvero senso, partendo dagli strumenti che usate già.
Prima e dopo
Una settimana d'esempio, prima e dopo.
Esempio illustrativo
Dopo
da solo- Lunedì
Succede da solo, e voi controllate il risultato.
- Mercoledì
Succede da solo, e voi controllate il risultato.
- Venerdì
Succede da solo, e voi controllate il risultato.
Timbro sul cartellino: in automatico, ogni settimana.
Fate il conto
Quanto vi costa ripeterlo?
Pensate a un lavoro che fate a mano, sempre uguale. Girate le manopole o scrivete i numeri: il conto è vostro.
Si parte da valori neutri: 10 minuti, una volta a settimana, una persona. Il calcolo resta nel vostro browser e non viene salvato.
Il conto in euro lo facciamo con voi. Prima di cominciare stimiamo quanto vi costa oggi quel lavoro e quanto potete recuperare, con i vostri numeri. La stima è prudente, fatta al ribasso: meglio un risparmio vero più piccolo che uno grande solo sulla carta.
Chiedete la stima
MT·AUT · Calcolo del tempo
Minuti per volta
Volte a settimana
Persone che lo fanno
ore all'anno passate a ripeterlo
ore all'anno = minuti × volte a settimana × persone × 52 settimane ÷ 60 10 × 1 × 1 × 52 ÷ 60 = 8,7 ore
Dove si recupera tempo
Cosa possiamo automatizzare.
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Dati che passano da soli
Quando la stessa informazione va ricopiata in più programmi o fogli di calcolo, facciamo in modo che passi dall'uno all'altro senza doverla riscrivere a mano.
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Report e riepiloghi
I resoconti periodici per la direzione o per gli enti si preparano in automatico, senza ore di copia e incolla.
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Avvisi prima delle scadenze
Avvisi automatici prima che qualcosa scada: rinnovi, manutenzioni, adempimenti. Non dopo.
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Richieste in ordine
Email e moduli che arrivano ogni giorno vengono smistati e archiviati nel posto giusto.
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Moduli precompilati
Le informazioni che avete già non si riscrivono: i moduli si precompilano e finiscono dove devono.
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E tutto quello che vi serve
Non trovate il vostro caso? Raccontatecelo: lo guardiamo insieme.
Scriveteci
MT·INT · Integrazioni
I programmi che avete già, finalmente collegati.
Foglio di calcolo, posta, gestionale, calendario, moduli PDF: spesso ci sono già tutti, ma non si parlano. Li colleghiamo, così un dato scritto una volta arriva dove serve.
- Foglio di calcolo
- Posta
- Gestionale
- Calendario
- Moduli PDF
Come ragioniamo
I nostri principi.
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Solo dove ha senso
Non automatizziamo per il gusto di farlo: se un passaggio funziona bene così, resta com'è.
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Con gli strumenti che avete
Partiamo dai programmi che usate già, invece di stravolgere il vostro modo di lavorare.
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Le persone decidono
Le macchine ripetono, le persone scelgono: dove il risultato ha un effetto su qualcuno, decide una persona.
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Dati trattati con cura
Stabiliamo con voi, fin dall'inizio, chi può vedere cosa. I dati delle persone meritano il massimo rispetto.
Come lavoriamo
Prima osserviamo. Poi automatizziamo.
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Osserviamo
Passiamo del tempo con chi lavora ogni giorno e mappiamo i flussi, passaggio per passaggio.
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Scegliamo da dove partire
Individuiamo insieme il flusso che pesa di più: meglio un risultato concreto subito che un progetto infinito.
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Automatizziamo e proviamo
Costruiamo l'automazione e la proviamo accanto al lavoro di sempre, finché non siete sicuri che funzioni.
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Vi rendiamo autonomi
Spieghiamo al personale come funziona e lasciamo tutto documentato. E se serve, restiamo a un messaggio di distanza.
Dall'officina
I processi dei nostri clienti restano loro. I lavori li mostriamo di persona.
Come lavora un cliente è il suo vantaggio: qui non lo raccontiamo. Ecco invece due esempi, con dati finti.
Un guasto segnalato una volta sola.
- Modulo: in automatico.
- Al tecnico: in automatico.
- Priorità: decide una persona.
- Riparazione: a mano.
- Prima
- La segnalazione passava a voce, e a volte si perdeva.
- Dopo
- Arriva al tecnico della manutenzione con luogo e descrizione, e resta in archivio.
Le richieste, in un solo elenco.
- Email: in automatico.
- Elenco: in automatico.
- Chi richiamare: decide una persona.
- Telefonata: a mano.
- Prima
- Ogni email restava nella casella di chi la apriva.
- Dopo
- Finisce nell'elenco giusto, e la segreteria vede chi richiamare.
Domande
Prima di cominciare.
Dobbiamo cambiare i programmi che usiamo?
Di solito no: partiamo da quelli che avete già e li facciamo parlare tra loro. Proponiamo qualcosa di nuovo solo quando serve davvero.
Chi controlla le automazioni?
Voi. Le macchine ripetono, le persone scelgono: dove un passaggio ha un effetto su qualcuno, decide una persona.
E se poi qualcosa cambia?
L'automazione si aggiorna quando cambia il vostro lavoro: per seguirla nel tempo c'è l'assistenza.
Lavorate solo con le RSA?
No. Siamo nati accanto alle RSA, ma lavoriamo con chiunque abbia un processo da semplificare.
Quanto costa?
Dipende da cosa c'è da fare: dopo il primo incontro vi proponiamo un preventivo chiaro, con quello che faremo e quello che avrete.
Anche in officina
Le macchine ripetono, le persone scelgono.
Parliamone
C'è un lavoro ripetitivo che vi ruba tempo? Raccontatecelo.
Qualche riga basta: vi ricontattiamo noi, di persona, per capire insieme da dove partire.